အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း (Meeting Minutes) ရေးသားခြင်းသည် အစည်းအဝေး၏ အဓိကအချက်အလက်များကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်းဖြစ်ပြီး အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုအတွက် အလွန်အရေးကြီးပါတယ်။ အောက်ပါအချက်များကို ထည့်သွင်းရေးသားနိုင်ပါတယ်:
၁။ အစည်းအဝေးအကြောင်း အခြေခံအချက်အလက်များ:
- အစည်းအဝေးခေါင်းစဉ် (Meeting Title): အစည်းအဝေးရဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကို ဖော်ပြပါ။ ဥပမာ - "Marketing Team Monthly Meeting"
- ရက်စွဲနှင့်အချိန် (Date and Time): အစည်းအဝေးကျင်းပသည့်ရက်စွဲနှင့်အချိန်ကို တိကျစွာဖော်ပြပါ။
- နေရာ (Location): အစည်းအဝေးကျင်းပသည့်နေရာကို ဖော်ပြပါ။ ဥပမာ - "Conference Room A" သို့မဟုတ် "Zoom Meeting"
- တက်ရောက်သူများ (Attendees): အစည်းအဝေးတက်ရောက်သူများ၏ အမည်နှင့် ရာထူးများကို စာရင်းပြုစုပါ။
- မတက်ရောက်နိုင်သူများ (Absent): အကြောင်းကြားပြီး မတက်ရောက်နိုင်သူများ၏ အမည်များကို စာရင်းပြုစုပါ။
- မှတ်တမ်းတင်သူ (Minute Taker): မှတ်တမ်းတင်သူ၏ အမည်ကို ဖော်ပြပါ။
၂။ အစည်းအဝေးအကြောင်း အဓိကအချက်အလက်များ:
- အစည်းအဝေးအစီအစဉ် (Agenda): အစည်းအဝေးတွင် ဆွေးနွေးမည့်အကြောင်းအရာများကို အစီအစဉ်အတိုင်း ဖော်ပြပါ။
- ဆွေးနွေးချက်များ (Discussion Points): ဆွေးနွေးခဲ့သည့် အဓိကအချက်များကို အကျဉ်းချုပ်ဖော်ပြပါ။ အရေးကြီးသော ဆုံးဖြတ်ချက်များ၊ အကြံပြုချက်များ၊ နှင့် သဘောထားကွဲလွဲမှုများကို မှတ်တမ်းတင်ပါ။
- ဆုံးဖြတ်ချက်များ (Decisions Made): အစည်းအဝေးတွင် ချမှတ်ခဲ့သည့် ဆုံးဖြတ်ချက်များကို တိကျစွာ ဖော်ပြပါ။
- လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်များ (Action Items): ဆုံးဖြတ်ချက်များအရ လုပ်ဆောင်ရမည့် တာဝန်များနှင့် တာဝန်ယူရမည့်သူများ၏ အမည်များကို စာရင်းပြုစုပါ။ လုပ်ဆောင်ရမည့် နောက်ဆုံးရက်ကိုလည်း ဖော်ပြပါ။
- နောက်တစ်ကြိမ် အစည်းအဝေး (Next Meeting): နောက်တစ်ကြိမ် အစည်းအဝေးကျင်းပမည့် ရက်စွဲ၊ အချိန်နှင့် နေရာကို ဖော်ပြပါ။
- အခြားမှတ်ချက်များ (Other Notes): အခြားအရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ သို့မဟုတ် နောက်ဆက်တွဲအချက်အလက်များကို ထည့်သွင်းရေးသားပါ။
၃။ Meeting Minute ရေးသားရာတွင် သတိပြုရမည့်အချက်များ:
- တိကျမှု (Accuracy): အချက်အလက်များကို တိကျစွာ မှတ်တမ်းတင်ပါ။
- ရှင်းလင်းမှု (Clarity): နားလည်ရလွယ်ကူသော ဘာသာစကားကို အသုံးပြုပါ။
- အတိုချုပ်မှု (Conciseness): အဓိကအချက်များကိုသာ အကျဉ်းချုပ်ဖော်ပြပါ။
- ကြားနေမှု (Objectivity): ကိုယ်ပိုင်ထင်မြင်ချက်များကို ရှောင်ရှားပြီး အချက်အလက်များကို ကြားနေစွာ မှတ်တမ်းတင်ပါ။
- ပုံစံ (Format): သင့်အဖွဲ့အစည်း၏ သတ်မှတ်ထားသော ပုံစံကို အသုံးပြုပါ။
နမူနာ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း (Meeting Minutes):
အစည်းအဝေးခေါင်းစဉ်: Marketing Team Monthly Meeting
ရက်စွဲနှင့်အချိန်: 2024 ခုနှစ်၊ အောက်တိုဘာလ 26 ရက်၊ နံနက် 10:00 နာရီ
နေရာ: Conference Room A
တက်ရောက်သူများ: ဦးကျော်ကျော်၊ ဒေါ်ခင်ခင်၊ မောင်မောင်၊ မနှင်းနှင်း
မတက်ရောက်နိုင်သူများ: ဦးအောင်အောင် (ခွင့်ယူ)
မှတ်တမ်းတင်သူ: မနှင်းနှင်း
အစည်းအဝေးအစီအစဉ်:
- ပြီးခဲ့သည့်လ၏ လုပ်ဆောင်ချက်များ ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း
- Q4 Marketing Campaign ဆွေးနွေးခြင်း
- လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်များ သတ်မှတ်ခြင်း
- နောက်တစ်ကြိမ် အစည်းအဝေးရက် သတ်မှတ်ခြင်း
ဆွေးနွေးချက်များ:
- ပြီးခဲ့သည့်လ၏ လုပ်ဆောင်ချက်များ ပြန်လည်သုံးသပ်ရာတွင် Social Media Engagement ကောင်းမွန်ကြောင်း တွေ့ရှိရသည်။
- Q4 Marketing Campaign အတွက် အွန်လိုင်းကြော်ငြာနှင့် Influencer Marketing ကို အသုံးပြုရန် ဆွေးနွေးခဲ့သည်။
- Campaign အတွက် ဘတ်ဂျက်ကို အတည်ပြုခဲ့သည်။
ဆုံးဖြတ်ချက်များ:
- Q4 Marketing Campaign ကို အွန်လိုင်းကြော်ငြာနှင့် Influencer Marketing ကို အသုံးပြု၍ လုပ်ဆောင်ရန် ဆုံးဖြတ်သည်။
- Campaign အတွက် ဘတ်ဂျက်ကို အတည်ပြုသည်။
လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်များ:
- မောင်မောင် - အွန်လိုင်းကြော်ငြာအတွက် Plan ရေးဆွဲခြင်း (နောက်ဆုံးရက် - နိုဝင်ဘာလ 2 ရက်)
- ဒေါ်ခင်ခင် - Influencer Marketing အတွက် Influencer များ ရှာဖွေခြင်း (နောက်ဆုံးရက် - နိုဝင်ဘာလ 5 ရက်)
နောက်တစ်ကြိမ် အစည်းအဝေး: 2024 ခုနှစ်၊ နိုဝင်ဘာလ 23 ရက်၊ နံနက် 10:00 နာရီ၊ Conference Room A
အခြားမှတ်ချက်များ:
- Campaign အတွက် Design များကို မနှင်းနှင်းမှ ဆက်လက်လုပ်ဆောင်မည်။
အထက်ပါအချက်များကို အသုံးပြု၍ သင်၏ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းကို ရေးသားနိုင်ပါသည်။
